ペーパーレス会議

会議資料は本当に役立っているのか

会社での会議をする際、作成した会議資料が役立っているのか疑問に思うことがよくありました。特にそう感じたのは営業部の週間会議でした。予算に対して実績を見たり、新商品の紹介などで、紙に印刷したりしておりました。しかし会議が終わったらファイルに保管するルールでしたが、前回の会議資料を見返すことはありません。つまり会議で熱心に資料に書き込んだとしても意味がありません。更には会議が終われば、資料を捨ててしまう人も出て来ておりましたので、ペーパーレス会議にした方が有意義ではないかと思っておりました。
具体的には、ペーパーレス会議をする際はクラウドを利用してノートパソコンかタブレットで、共有web上のファイルを全員で参照し、書記がそのクラウドファイルにリアルタイムにペーパーレス会議議事録を書き込むようにすれば、良いと思います。同じ共有ファイルを会議資料として使い続ければ、紙の無駄をなくすだけでなく、資料自体が使い捨てにならないと思います。クラウド利用により効率化が進められます。
しかしそもそも会議資料を見たとしても、作成者意外は読み解くのに時間がかかる場合もあり、その後役に立たないこともあり得ます。つまり会議資料を作った人のプレゼン能力にかかっている部分が大きいので、資料の作成だけでなく、説明力を鍛える必要があります。とにかく自己満足の資料に時間を掛けて、建設的な意見の出来ない会議にならないよう、工夫する必要があります。

ペーパーレス会議を推進する

これからの時代は、ますますペーパーレス会議が推進されていくでしょう。今までの会議には大きな手間がかかっていました。もちろん会社の規模や、会議の内容により違いはありますがひとつの会議を行うだけでもかなりの時間と費用がかかりました。会議に使う資料の作成はもちろん、作成した資料を会議に出席する人数分コピーをしたり、急に会議の資料や内容に変更や問題があった場合修正したりするのにも時間がかかりました。
会議の終了後も議事録の作成を行い、それを保管しておくのにも保管スペースなどの問題もあり大変でした。しかし、ペーパーレス会議を推進していけばこのようなほとんどの問題を解決する事が出来ます。
まずは、クラウドを利用することにより印刷するコストの削減が出来ます。当然会議の準備にかかる時間も短縮する事が出来ます。会議の内容などはクラウドデータ化しておけば管理も楽で、ペーパーレス会議なら以前のように保管場所に困ってしまうというような問題も起こりません。社内で情報を共有する事で会議に出席出来なかった人も後でどのような会議だったのかを簡単に確認する事が出来るのでとても便利です。クラウドデータで管理しておけば、万が一問題点や修正点があった場合でもすぐに変更して正しいデータにする事が出来ます。

ITを駆使して、ペーパーレス会議

現在、IT企業に勤務していますが、基本的にペーパーレス会議を行っています。資料を配布することはほとんどありません。クラウドを利用した基本的な進め方は、以下の通りです。①Outlook会議を招集。招集する際に、資料も電子的に添付します。②パワーポイントをスクリーンに表示して、会議を行います。外から会議に参加する場合は、スカイプを利用します。③会議の終了後、議事録を、Eメールで送信します。スカイプやスクリーンなどのクラウドIT技術さえあれば、紙ベースでの配布資料は必要ないと思います。会議はほぼ100%ペーパーレスのため、紙ベースの会議は時代遅れで考えられません。
クラウドを利用したペーパーレス会議の利点としては、以下のものがあると思います。①いつでも会議の内容や議事録を検索できる②環境にやさしい③海外の方等、会議室にいない人でも、会議ができる以前勤務していた会社では、紙ベースの資料を持ち込むのが当たり前になっており、以下のデメリットがありました。①会議の内容や議事録を紛失する可能性があり、後で検索できないことがある②その場に行かないと資料が見られないため、外部の参加者にはその資料が閲覧できない③環境に良くないスカイプやディスプレイ等のITを駆使すれば、ペーパーレス会議は可能ですし、絶対にペーパーレスのほうが良いと思います。


ぺーパーレス会議をするならクラウド利用がおすすめです!
いまどきの会社はペーパーレス会議が主流です。それもクラウドサービスを利用した最先端のものです。あなたの会社もこのようなシステムを導入しませんか。

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